写真中央右	専務取締役（COO）	谷村 昌美氏
写真中央左	管理部	中村千穂氏
写真右	管理部	今井しのぶ氏
写真左	管理部	中村幸浩氏

　以前より、決裁が正しく回っているのか、スピードが遅いのではないかと漠然と経営リスクを感じていました。社員の立替旅費についても、小口現金より支払をしていましたので、それに関してもリスクを感じていました。
　そんな折、関係会社様にてALFA-Paletteというシステムを使用して、そのような問題を解決していると聞き、さっそく関係会社様から詳しく聞くこととしました。聞いてみると、その会社では、ALFA-Paletteを活用して、大きなコスト削減を実現していました。経営サイドとして、決裁のルール化や小口現金の管理などに大きな経営リスクを感じ、導入を決めたのでしたが、付随して、経理も含めて大きなコスト削減が実現できたということでした。一点だけ気になったのは、その会社の社員数が1000名以上であったため、当社に適用出来るかという部分でしたが、50名規模程度の会社でも使用していて十分な効果が出ているという事例を紹介してもらい、当社でも大丈夫と感じ、導入を決めました。

　　2006年１月に導入を決めてから、約３ヶ月後の２００６年４月を本番稼動開始と決めました。商品の概要については分かっていましたが、具体的に導入まで何を準備したらよいか分かりませんでした。アルファテックスさんは、導入までのスケジュールを詳細に作成して、週１回のペースで準備のための打ち合わせ、資料のやりとり、社員への通知方法、説明会などを主催するなどの手厚い導入支援をしてもらいました。
　　導入の手順は、何回かに分けて商品の詳細な説明を受け、そこから各申請業務の申請フローや運用方法を組み立てていくという形で進めました。アルファテックスさんは、単純に今の申請業務をシステムに組み込むという姿勢ではなく、内部統制上、このようにすべきではないのでしょうかという提案をしてくれました。例えば、ALFA-Paletteには、第３者認証という考えがあり、業務フロー上の最終承認者が申請する場合であっても、その方だけで承認が終わるのではなく、必ず第３者認証者へ申請が回ります。
　　 このようなALFA-Paletteの思想を説明してもらいながら、どのように申請フローをしたらよいかなどを決めました。システムの導入と同時に業務を見直すよいきっかけになりました。

　 導入前までは、旅費の精算や経費の社員立替分については、各人が精算書に記入し、経理に持ってきた上で支払いをしていました。経理は、それを会計システムにインプットし、また小口現金の管理をするという業務を行っていました。まず、導入直後から会計システムへの入力業務や小口現金の管理業務が大幅に軽減しました。
　　 また、ALFA-Palette導入時に、取引先からの請求書を各部門にて申請してもらうよう改善を行いました。導入当初は、混乱を避けるため、経理にて申請しましたが、導入1年後より実施をしました。これにより、経理での請求書入力業務はなくなり、大幅に業務効率化が図れました。各部門でも、自部門で使用した経費を申請、正しい承認プロセスを通すことにより、きちんと管理・統制が出来るようになったと思います。

　 導入するうえで一番気になったのは、やはり社員の反応です。紙で提出して、経理部より現金を受け取るという文化から、システムに入力して、銀行へ振込されるという形になじめるだろうかという懸念がありました。やはり最初は初めてのこともあり、不慣れのことが多く、苦情も出てきましたが、操作方法や苦情については、改善を加えたり運用を工夫することで、次第に理解を得られるようになりました。システムへの入力といっても、伝票に近いイメージですので、入力しやすかったと思います。
　 逆に、旅費手当など役職やその他条件によって変動するため、紙への入力の場合は、その都度、調べたりが必要でしたが、ALFA-Paletteでは、条件を選ぶだけで自動表示されるので、便利でした。複写機能などもシステム化したうえでの利点ですし、気にしていたほど、混乱はなく、よい反応だったと思います。

　 やはり承認プロセスを可視化して、統制することだと思います。分かり易く言えば、『見える化』することと『ルール化・標準化』になります。経営側として、見えないことの怖さを十分に感じているからこそ、このような商品に価値を感じることが出来ます。また、会社の業務も変化していきますから、新しいニーズを取り入れたバージョンアップにも期待しています。